Datenschutzverordnung Musikverein „The Baff“
Präambel
Der Musikverein „The Baff“ verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert und nicht automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation der Probenarbeit, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzverordnung. Die Mitglieder des Musikvereins „The Baff“ erkennen diese Datenschutzverordnung mit Eintritt in den Verein an und haben eine EINWILLIGUNGSERKLÄRUNG ZUR VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN (Download) unterzeichnet.
§ 1 Allgemeines
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten von Musikerinnen und Musikern in einem Dateisystem und auch in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzverordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
(1) Im Rahmen der Mitgliedschaft verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts sowie ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, außerdem ggf. auch die Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.
(2) Für die mögliche Teilnahme an musikalischen Wettbewerben können personenbezogene Daten der Mitglieder an die Ausrichter bzw. Institutionen weitergeleitet werden, um eine Teilnahme an derartigen Wettbewerben zu ermöglichen.
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
(1) Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, auf der Homepage, sozialen Netzwerken veröffentlicht und auch an Medienunternehmen weitergegeben.
(2) Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht werden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
(3) Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten des Vorstands mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.
§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
(1) Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort Allgemeine Verwaltung zugeordnet.
(2) Der Ressortleiter Allgemeine Verwaltung stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen der Mitglieder zuständig.
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
(1) Listen der Musikerinnen und Musiker werden nur insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
(2) Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt, stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied hat vorher schriftlich eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für den zuvor glaubhaft benannten Zweck verwendet werden.
§ 6 Kommunikation per E-Mail und WhatsApp
(1) Für die Kommunikation per E-Mail benutzt der Vorsitzende die vereinseigene Adresse info@thebaff.de.
(2) Beim Versand von E-Mails an fördernde Personen oder Institutionen, die sich nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail befinden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
(3) Für den internen Austausch unter den Musikerinnen und Musikern kann auch der Messenger WhatsApp verwendet werden. Mit dieser Datenschutzverordnung stimmen die Musikerinnen und Musiker der Verwendung des Informationskanals WhatsApp zu und akzeptieren die Nutzungsbedingungen der durch den Meta-Konzern verwalteten App. Für im Zuge mit den WhatsApp-Nutzungsbedingungen möglicherweise auftretende Datenverwendungen kann der Verein The Baff und dessen Vorsitzender nicht belangt werden.
§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
(1) Alle Mitglieder im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben, sind zum vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten entsprechend dieser Verordnung verpflichtet.
(2) Alle Musikerinnen und Musiker sowie Fördermitglieder des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.
(3) Verstöße gegen diese Datenschutzverordnung können durch die Mitgliederversammlung geahndet werden.
§ 8 Inkrafttreten
Diese Datenschutzverordnung ist durch den Verein am 13. Januar bei seiner Gründung beschlossen worden und besitzt Gültigkeit.
